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Cómo gestionar su tiempo en la oficina

Reuniones, papeleo, interrupciones, tareas que se acumulan y aumentan la sensación de agobio, de no llegar a todo. Para muchos profesionales, el remedio inmediato es trabajar más horas o más deprisa. La solución es otra: no culpar a terceros, aprender a estructurar nuestras tareas, y algo sencillo pero que cuesta mucho: aprender a decir ‘no’.

A menudo nuestra jornada laboral nos deja insatisfechos, con la sensación de no haber cumplido nuestros objetivos. Para paliar el peso de las tareas pendientes que nos persiguen creemos que la solución pasa por dedicarle más horas o trabajar más deprisa. Sin embargo, José María Acosta, experto en dirección y recursos humanos y autor de Uso eficaz del tiempo (editorial Profit), considera que para mejorar la gestión de nuestro tiempo es necesario descubrir cómo funcionamos, centrándonos en el uso que le damos a las horas que trabajamos y averiguar cuáles son nuestros hábitos y nuestras capacidades personales.

¿De quién es la culpa?
Según Acosta, un 45% de nuestra jornada, aproximadamente, está dedicada a asuntos que no sabemos evitar, pero que acaban haciéndonos sentir la frustrante sensación de haber perdido el tiempo. La tendencia general es culpar a los demás de nuestros problemas de falta de tiempo. Pero en realidad somos nosotros quienes perdemos el tiempo al comportarnos de forma inadecuada, al hacer o no hacer lo que debíamos.

Yo tengo que…
El ejercicio que debemos poner en práctica excluye a los demás. Lo tenemos que realizar en primera persona e incluye los siguientes puntos:

-Mejorar mi forma de atender el teléfono y el correo electrónico.
-Controlar las interrupciones que perturban mi trabajo o mi descanso.
-Controlar que sólo entre en mi despacho (si lo tiene) la gente que a mí me interesa y cuando a mí me interesa.
-Aprender a acudir a las reuniones que a mí me interesan y no a las que otros deciden convocarme.
-Mantener la cabeza tranquila y mi propio orden de prioridades, aunque a mi alrededor todo sea desorden y caos.
-Procurarme la ayuda necesaria. Enseñar a mis colaboradores y compañeros el manejo de herramientas y procedimientos que habitualmente hago yo, para que puedan hacerse cargo de algunas o, de lo contrario, no me sirven.
-Solucionar lo importante y evitar que me carguen con urgencias innecesarias.
-Aprender a decir NO cuando me interese.

A largo plazo
Estas medidas son útiles para las cuestiones cotidianas, pero la falta de tiempo trunca el desarrollo de la carrera de muchos profesionales. La solución es tener muy claro y muy definido el largo plazo. José María Acosta recomienda tomarse el tiempo suficiente para decidirlo, pero ser ambicioso y no ponerse límites innecesarios. Sin embargo, recuerda que las metas a largo plazo requieren establecer objetivos a medio y corto plazo. Pequeños jalones en el camino que, una vez alcanzados, le animarán a continuar y a confiar en que su proyecto es factible.

Para lograr esto, y también para llevar un día a día sin agobios de tiempo, es fundamental averiguar para qué sirve y en qué es bueno cado uno. De esta manera, podrá organizar y planear sus tareas y proyectos de manera efectiva.

Murphy lleva razón
Todos estos planteamientos suenan fenomenal, pero no todo es siempre tan fácil. Hay que reconocer que las tres leyes de Murphy (nada es tan sencillo como parece, todo lleva más tiempo de lo que debería, y si algo puede fallar, acabará por fallar y seguramente en el peor momento) se cumplen y más a menudo de lo que quisiéramos.

Si admitimos esto, podemos establecer una estrategia de prevención; un plan B que nos permita salir del atolladero. Este debe definir una categoría de prioridades y, por otro lado, implica recurrir a otras personas. Es decir, delegar. Para ello, es esencial confiar en las personas y darles la libertad necesaria para actuar.

El término medio
Otro de los problemas de la falta de tiempo es que podemos convertirnos en perfeccionistas o en chapuzas, dependiendo del cariz de tarea. Hay trabajos que nos disgustan y por eso los realizamos demasiado deprisa, con el peligro de incurrir en errores. Sin embargo, hay tareas a las que dedicamos demasiado tiempo, ya sea porque disfrutamos realizándolas o porque trabajar en ellas supone retrasar las que no queremos hacer. La solución pasa por dedicar a cada cuestión el tiempo necesario y tener presente que el valor de una tarea no crece en proporción al tiempo que se le dedica.

 

Cómo organizar tu jornada laboral en 18 minutos

Para todos los que tenéis trabajo, buena receta contra el estrés, hay que ir por delante del trabajo, no por dertras….

….y para los que esperamos trabajar pronto….

La gestión del tiempo en nuestro espacio de trabajo es, según muchos expertos, uno de los talones de aquiles de los trabajadores y las empresas de nuestro país, mucho más propensas a premiar largas(y muchas veces ineficaces) jornadas laborales a la productividad de los empleados.

Y sin embargo, gestionar eficazmente el tiempo que pasamos en la oficina no es ni mucho menos una tarea complicada. A pesar que existen métodos muy sofisticados, también hay otros que sólo exigen “18 minutos” de nuestra atención.

El éxito o fracaso de un día de trabajo responder en gran medida a cómo lo hayamos planificado. Peter Bergman, uno de los editores de la revista on-line de managemente “Harvard Business” ilustra con un gráfico ejemplo una situación que seguramente os resultará familiar a muchos de vosotros:

“Ayer acudí a mi trabajo con la mejor de las intenciones. Cuando llegué a la oficina tenía una idea más o menos precisa de lo que quería desarrollar a lo largo del día. Lo primero que hice, al sentarme delante de mi ordenador fue comprobar mi correo electrónico. Dos horas más tarde, después de haber ‘apagado varios fuegos’ , ayudado a resolver varios problemas de otras personas y atendido innumerables llamadas de teléfono, me di cuenta que casi no podía recordar cuál era el proyecto que tenía para ese día, y las  tareas que quería emprender se me antojaban como algo más lejanas y difusas que unas horas antes”.

La planificación de nuestro día de trabajo no es para Bergman un capricho de los amantes del GTD, sino un elemento necesario para aprovechar el tiempo que pasamos en nuestra empresa. Frente a métodos sofisticados y herramientas informáticas, el editor de Harvard Business defiende un método tan sencillo de planificación que puede ejecutarse en 18 minutos. Este método se desarrolla en los siguientes tres pasos.

Paso 1: Planificación de la jornada laboral (15 minutos)

Nada más llegar a nuestro centro de trabajo, antes incluso de encender el ordenador y comprobar los e-mails que hemos recibido, debemos sentarnos y enfrentarnos a una sencilla hoja en blanco. En dicha hoja escribiremos todo lo que queremos desarrollar a lo largo del día. ¿Cuáles son nuestros objetivos para ese día? ¿Qué tareas vamos a desarrollar? ¿Qué tenemos que hacer para desarrollarlas?

Una vez las hemos escrito, las incluiremos en nuestro calendario de trabajo, asignando a cada tarea una franja de nuestro horario. Al hacer esto conviene adquirir la sana costumbre de asignar las tareas más importantes / complicadas a primera hora de la mañana, y desarrollarlas antes incluso de revisar nuestro correo electrónico. Si dado el número de tareas que hemos escrito en la hoja en blanco es excesivo deberemos realizar una priorización de las mismas, apostando en primer término por las urgentes, para después pasar a las importantes, etc.

Aunque pueda parecernos baladí, tiene una gran importancia poner escrito qué vamos a hacer, y cuándo vamos a hacerlo.

Paso 2: Focalizar (1 minuto cada hora)

Debemos establecer un sistema de alertas (bien en nuestro e-mail, bien en nuestro teléfono) que nos avise cada hora de que debemos revisar nuestro plan laboral de la jornada. Cada vez que suene la alarma, disponemos de un minuto para relajarnos y reflexionar sobre las tareas realizadas durante la última hora de trabajo.

A continuación, volveremos sobre nuestro calendario y repasaremos mentalmente lo que tenemos que hacer durante la siguiente hora. El objetivo es ser dueños de nuestro tiempo, hora a hora, y no que ocurra justo lo contrario: que sean las horas las que nos controlen a nosotros, obligándonos a largas e innecesarias jornadas laborales.

Paso 3: Revisión (5 minutos)

Antes de irnos a casa, y justo después de apagar nuestro ordenador, nos tomaremos cinco minutos para evaluar cómo ha ido nuestro día. ¿Qué es lo que ha funcionado bien? ¿Qué elementos nos han desconcentrado de nuestro trabajo? ¿Qué hemos aprendido?

Si tenemos la disciplina suficiente como para repetir este proceso cada día, lo convertiremos en una rutina, casi en un ritual que nos ayudará a ser más productivos y estar mejor organizados. En MuyPymes somos conscientes que este tipo de prácticas están muy poco implantadas en las empresas españolas, y que la productividad personal siempre ha ido varios pasos por detraás que el “cumplir un horario determinado”. Puede que este tipo de prácticas ayuden, precisamente, a cambiar un poco las cosas.

Fuente: muypymes

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