Cómo gestionar su tiempo en la oficina


Reuniones, papeleo, interrupciones, tareas que se acumulan y aumentan la sensación de agobio, de no llegar a todo. Para muchos profesionales, el remedio inmediato es trabajar más horas o más deprisa. La solución es otra: no culpar a terceros, aprender a estructurar nuestras tareas, y algo sencillo pero que cuesta mucho: aprender a decir ‘no’.

A menudo nuestra jornada laboral nos deja insatisfechos, con la sensación de no haber cumplido nuestros objetivos. Para paliar el peso de las tareas pendientes que nos persiguen creemos que la solución pasa por dedicarle más horas o trabajar más deprisa. Sin embargo, José María Acosta, experto en dirección y recursos humanos y autor de Uso eficaz del tiempo (editorial Profit), considera que para mejorar la gestión de nuestro tiempo es necesario descubrir cómo funcionamos, centrándonos en el uso que le damos a las horas que trabajamos y averiguar cuáles son nuestros hábitos y nuestras capacidades personales.

¿De quién es la culpa?
Según Acosta, un 45% de nuestra jornada, aproximadamente, está dedicada a asuntos que no sabemos evitar, pero que acaban haciéndonos sentir la frustrante sensación de haber perdido el tiempo. La tendencia general es culpar a los demás de nuestros problemas de falta de tiempo. Pero en realidad somos nosotros quienes perdemos el tiempo al comportarnos de forma inadecuada, al hacer o no hacer lo que debíamos.

Yo tengo que…
El ejercicio que debemos poner en práctica excluye a los demás. Lo tenemos que realizar en primera persona e incluye los siguientes puntos:

-Mejorar mi forma de atender el teléfono y el correo electrónico.
-Controlar las interrupciones que perturban mi trabajo o mi descanso.
-Controlar que sólo entre en mi despacho (si lo tiene) la gente que a mí me interesa y cuando a mí me interesa.
-Aprender a acudir a las reuniones que a mí me interesan y no a las que otros deciden convocarme.
-Mantener la cabeza tranquila y mi propio orden de prioridades, aunque a mi alrededor todo sea desorden y caos.
-Procurarme la ayuda necesaria. Enseñar a mis colaboradores y compañeros el manejo de herramientas y procedimientos que habitualmente hago yo, para que puedan hacerse cargo de algunas o, de lo contrario, no me sirven.
-Solucionar lo importante y evitar que me carguen con urgencias innecesarias.
-Aprender a decir NO cuando me interese.

A largo plazo
Estas medidas son útiles para las cuestiones cotidianas, pero la falta de tiempo trunca el desarrollo de la carrera de muchos profesionales. La solución es tener muy claro y muy definido el largo plazo. José María Acosta recomienda tomarse el tiempo suficiente para decidirlo, pero ser ambicioso y no ponerse límites innecesarios. Sin embargo, recuerda que las metas a largo plazo requieren establecer objetivos a medio y corto plazo. Pequeños jalones en el camino que, una vez alcanzados, le animarán a continuar y a confiar en que su proyecto es factible.

Para lograr esto, y también para llevar un día a día sin agobios de tiempo, es fundamental averiguar para qué sirve y en qué es bueno cado uno. De esta manera, podrá organizar y planear sus tareas y proyectos de manera efectiva.

Murphy lleva razón
Todos estos planteamientos suenan fenomenal, pero no todo es siempre tan fácil. Hay que reconocer que las tres leyes de Murphy (nada es tan sencillo como parece, todo lleva más tiempo de lo que debería, y si algo puede fallar, acabará por fallar y seguramente en el peor momento) se cumplen y más a menudo de lo que quisiéramos.

Si admitimos esto, podemos establecer una estrategia de prevención; un plan B que nos permita salir del atolladero. Este debe definir una categoría de prioridades y, por otro lado, implica recurrir a otras personas. Es decir, delegar. Para ello, es esencial confiar en las personas y darles la libertad necesaria para actuar.

El término medio
Otro de los problemas de la falta de tiempo es que podemos convertirnos en perfeccionistas o en chapuzas, dependiendo del cariz de tarea. Hay trabajos que nos disgustan y por eso los realizamos demasiado deprisa, con el peligro de incurrir en errores. Sin embargo, hay tareas a las que dedicamos demasiado tiempo, ya sea porque disfrutamos realizándolas o porque trabajar en ellas supone retrasar las que no queremos hacer. La solución pasa por dedicar a cada cuestión el tiempo necesario y tener presente que el valor de una tarea no crece en proporción al tiempo que se le dedica.

 

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